بخش مدارک و قرارداد

بخش مدارک و قرارداد آزمایشگاه نیلو، با توجه به نقش مهم آن در سازماندهی، امنیت، دسترسی، و مدیریت موثر مدارک و قراردادها اهمیت زیادی دارد.

ویژگی‌های کلیدی این بخش شامل:

1. سازماندهی و ساختار

• تعریف وظایف مشخص: بخش مدارک و قراردادها وظایف مشخصی مانند ثبت، بایگانی، مدیریت و نظارت بر اسناد و قراردادها دارد.
  
  
• تفکیک واضح اسناد: انواع مدارک (مانند قراردادهای تامین‌کنندگان، قراردادهای کارکنان، استانداردهای آزمایشگاه، و مدارک مشتریان) به‌طور مجزا و منظم دسته‌بندی می شوند.
  
  
• ایجاد فرآیندهای استاندارد: مراحل تهیه، بازبینی، تصویب، و بایگانی قراردادها در یک چک‌لیست یا فرآیند مشخص تعریف می شوند.
  
  
  
  

2. امنیت و محرمانگی

• سیستم بایگانی امن: اسناد در سیستم‌های بایگانی الکترونیکی یا فیزیکی امن نگهداری می شوند.
  
  
• کنترل دسترسی: فقط افراد مجاز به مدارک و قراردادها دسترسی دارند.
  
  استفاده از رمز عبور و تعیین سطح دسترسی در نرم‌افزارهای مدیریت اسناد صورت می گیرد.
  
  
  
• پشتیبان‌گیری دوره‌ای: نسخه پشتیبان از تمام مدارک و قراردادها به صورت منظم تهیه می شود، به‌ویژه اگر سیستم‌ها دیجیتالی هستند.
  
  
  
  
  
  
  

3. رعایت استانداردها و انطباق

• انطباق با قوانین: بخش مدارک بر اساس قوانین و مقررات ملی (مانند قانون کار، قانون تجارت و استانداردهای پزشکی) فعالیت می کند.
  
  
• ثبت قراردادها: قراردادهای کاری و پیمان‌کاری مطابق با استانداردهای قانونی و آزمایشگاهی تهیه و ثبت می شوند.
  
  
• آماده‌سازی برای ممیزی‌ها: بخش مدارک همیشه آماده ارائه اسناد برای بازرسی‌های داخلی و خارجی می باشد.
  
  
  
  

4. نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریت مدارک

• استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد (DMS): نرم‌افزارهایی مانند DocuWare، SharePoint یا سایر ابزارهای مدیریت اسناد برای ذخیره‌سازی و بازیابی آسان اسناد استفاده می شود.
  
  
• پیگیری تاریخ انقضای قراردادها: سیستم‌های هوشمند می‌توانند یادآوری‌هایی برای تمدید قراردادها یا بازبینی اسناد ارسال کنند.
  
  
• دیجیتالی‌سازی اسناد: اسناد کاغذی اسکن و به‌صورت دیجیتال بایگانی می شوند تا دسترسی سریع‌تر و کاهش خطر از دست رفتن اطلاعات ممکن شود.
  
  
  
  

5. دسترسی آسان و مدیریت موثر

• سیستم شماره‌گذاری و طبقه‌بندی: هر مدرک یا قرارداد شماره و کد شناسایی منحصربه‌فرد دارد.
  
  
• آرشیو منظم: اسناد و قراردادها بر اساس سال، نوع قرارداد، یا پروژه‌ها به‌صورت فیزیکی و دیجیتال مرتب می شوند.
  
  
• امکان جستجوی سریع: امکان یافتن اسناد با جستجوی کلمات کلیدی یا شماره قرارداد از طریق سیستم دیجیتال وجود داشته باشد.
  
  
  
  

6. ارتباطات و هماهنگی

• تعامل با سایر بخش‌ها: بخش مدارک ارتباط نزدیکی با بخش مالی، اداری، و مدیریت کیفیت آزمایشگاه دارد.
  
  
• آموزش کارکنان: کارکنان بخش مدارک و قراردادها با استانداردهای مدیریت اسناد و اصول قانونی آشنا می باشند.
  
  
• گزارش‌دهی منظم: وضعیت قراردادها، تاریخ تمدید یا بازبینی آن‌ها، و هرگونه چالش در مدیریت اسناد به مدیریت گزارش می شود.
  
  
  
  

7. مدیریت کیفیت و بهبود مستمر

• بازبینی دوره‌ای اسناد: قراردادها و مدارک به‌طور منظم بازبینی می شوند تا از صحت و به‌روز بودن آن‌ها اطمینان حاصل شود.
  
  
• تعریف شاخص‌های عملکرد (KPI): شاخص‌هایی مانند زمان مورد نیاز برای بازیابی اسناد، میزان خطا در ثبت مدارک، و به‌روز بودن قراردادها اندازه‌گیری و ارزیابی می شود.
  
  
• مدیریت شکایات: مدارک مربوط به شکایات مشتریان و قراردادهای مرتبط با تامین‌کنندگان یا همکاران به‌طور کامل ثبت و بایگانی شود.
  
  
  
  

8. ایجاد نسخه‌های رسمی و حقوقی

• قراردادهای استاندارد: قراردادها با همکاری مشاوران حقوقی آزمایشگاه نیلو تهیه و تنظیم می شوند.
  
  
• ذخیره نسخه‌های رسمی: نسخه‌های اصلی قراردادها با امضاهای معتبر در محل امن نگهداری می شوند.
  
  
  
  

به همین دلیل این بخش اهمیت زیادی جهت ارتقاء کلی کیفیت آزمایشگاه نیلو دارد.